Interim menedzser alkalmazásának ügyfél oldali sikertényezői

Interim menedzsment szolgáltatás igénybevételekor az ügyfél (jogosan) magas elvárásokkal van az interim szakember szakmai tevékenységét, azaz az együttműködés hatékonyságát és sikerességét illetően. Ez nyilvánvalóan egybevág a szolgáltató céljaival, aki legalább ennyire érdekelt a színvonalas, értékteremtő szolgáltatásban.

Ezen közös cél elérésében mindhárom résztvevőnek (az ügyfélnek, azaz a megbízónak, az interim szolgáltatónak és az általa delegált interim menedzsernek) megvan a maga szerepe, felelőssége. Mik azok a kiemelkedően fontos megbízói tevékenységek, tényezők, amelyek bár nem garantálják, de nagymértékben elősegítik az interim megbízás sikeres teljesülését?

Íme egy, személyes tapasztalataink alapján összeállított összefoglalás ezekről a tényezőkről:

1, A jó célmeghatározás

Az interim menedzsment-megbízás célkitűzéseinek egyértelmű meghatározása, valamint az előrehaladás mérésére szolgáló mérföldkövek, illetve kulcsfontosságú teljesítménymutatók meghatározása.

Az együttműködés első szakaszában (megbízás előtt, a megfelelő jelölt kiválasztásához) igyekszünk az igényeket feltérképezni. Nem azonban tudjuk a teljes időszakra definiálni a célértékeket és teljesítménymutatókat az ügyféllel. Ezért rögzítjük a megbízási szerződésben csak a fő célokat és tevékenységeket. Ezzel együtt szorgalmazzuk, hogy a megbízási időszakban, annak első részében a teljesítménycélok és -mutatók meghatározása legyen a megbízó és az interim menedzser közös tevékenysége, feladata.

Tapasztalataink szerint, ahol ez a közös tervezési munka a megbízási időszak elején megtörtént, ott később a kommunikáció nyíltabb, szakmai együttműködés eredményesebb volt, és az interim menedzser támogatása is „automatikusan” működésbe lépett. (erről bővebben a 3. pontban!)

Ennek oka a gyors összecsiszolódás, a kölcsönös bizalom kiépülése és az egyértelmű elvárások definiálása egymással szemben. Ezzel együtt megtörténik az irreális elvárások kizárása is a közös munkából.

2, Az interim szakember szervezeti működésbe integrálása

Az interim menedzser és a meglévő vezetői csapat közötti világos kommunikációs és kooperációs mechanizmusok kialakítása, valamint annak biztosítása, hogy az interim menedzser hozzáférjen a sikerhez szükséges információkhoz és erőforrásokhoz.

Határozott véleményünk, hogy a megbízó (jellemzően az interim megbízásról döntést hozó vezető) kulcstevékenysége az együttműködés szempontjából, hogy a szervezetben is világossá tegye a megbízás célját és ezzel biztosítsa az együttműködést a menedzsmenten belül.

Tapasztaltuk, hogy ennek hiányában a szervezet kirekeszheti a interim szakembert megnehezítve (vagy akár teljesen ellehetetlenítve) a sikeres munkát. Ez a hatékonytalan, sikertelen (együtt)működés mind a döntéshozó felsővezető döntését, ezáltal vezetői reputációját, mind az interim menedzsment szolgáltatás (és a Tribound Management, mint szolgáltató) megítélését erodálja.

Erre a folyamatra szolgáltatóként kevés közvetlen hatásunk van, de a megbízás ideje alatt biztosított támogatási tevékenységünk során tudjuk érzékelni annak sikerességét – vagy adott esetben visszajelzést adva kérjük az integráció további erősítését.

3, A kooperáció folyamatos támogatása

Rendszeres visszajelzés és támogatás nyújtása annak érdekében, hogy az interim vezető hatékonyan működhessen a szervezetben. A felmerülő kérdések és aggályok időben és konstruktív módon történő kezelése.

Ahol a célmeghatározás jól sikerült, ott a támogatási tevékenység gördülékeny, szinte automatikus. Egyéb esetben erre külön figyelmet és energiát kell szentelni a megbízás során. Ebben aktív szerepet vállalunk a megbízás teljes időszakában rendszeresen visszajelzést kérve mind az ügyféltől, mind az interim szakembertől. Ezen információkat felhasználva egy támogatási/kommunikációs hídként működünk. Így számunkra is folyamatosan láthatóvá válik, hogy milyen az interim menedzser megítélése. Érzékeljük, ha a delegált szakemberünk esetleg szakmai segítségre szorul és azt is, hogy hol kell a szolgáltatásunkat erősíteni a magasabb szintű ügyfél elégedettség érdekében. Az elégedettség eléréséhez fontos tényező, hogy az esetleges – ki nem mondott, le nem írt – túlzott, irreális célok, ügyfél-elképzelések mielőbb felszínre kerüljenek. Azokat tisztázva reálisak lesznek az interim menedzserrel szemben támasztott elvárások.

Összegezve azt mondhatjuk tehát, hogy ha a megbízó felismeri és szem előtt tartja a fenti „sikerkritériumok” fontosságát, akkor az együttműködés mindegyik fél megelégedésére sikeres lehet. Sőt, az esetek nagy többségében nem várt többletértéket hoz létre az ügyfél szervezetében, működésében.